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Sécurité et conformitéSecurity and compliance

Cette page s’adresse à qui doit approuver RetinaHub : un responsable de la protection des renseignements personnels, un service des TI, un comité de sécurité. Chaque affirmation ci-dessous est vérifiable. Nous disons clairement ce qui est en vigueur, ce qui est planifié, et ce que nous ne prétendons pas détenir.This page is written for whoever has to approve RetinaHub — a privacy officer, an IT department, a security committee. Every claim below is checkable. We say plainly what is in force, what is planned, and what we do not hold.

Québec emplacement des données et du chiffrement TLS, domaine propre incluswhere the data and the TLS termination live, custom domains included
Art. 265 registre des communications, en vigueurcommunication register, in force
10 ans10 years conservation du dossier médical, obligation du médecinmedical record retention, the physician’s own obligation
AgrééLicensed transporteur des télécopies et des SMS, nommé dans le dossier de conformitécarrier for fax and SMS, named in the compliance dossier

HébergementHosting

Le chiffrement se termine chez nous, pas à la périphérie d’un réseau mondialEncryption terminates with us, not at the edge of a global network

Le chiffrement TLS de chaque connexion — portail, API, domaine propre d’un client Établissement — se termine sur notre propre infrastructure, hébergée au Québec. Nous ne mettons pas nos certificats et notre trafic en clair derrière un réseau de périphérie mondial pour gagner de la vitesse : la donnée ne quitte pas notre infrastructure pour être déchiffrée ailleurs.The TLS encryption on every connection — the portal, the API, an Établissement client’s own domain — terminates on our own infrastructure, hosted in Quebec. We do not put our certificates and traffic in the clear behind a global edge network for speed: the data never leaves our infrastructure to be decrypted somewhere else.

Sous la Loi 5, « hors Québec » inclut l’OntarioUnder Loi 5, “outside Quebec” includes Ontario

La Loi 5 (RLRQ c. R-22.1) ne fait pas d’exception pour un centre de données canadien situé hors province. Toronto n’est pas une échappatoire au sens de la loi, et ce n’en est pas une pour nous : nos serveurs de production et nos sauvegardes restent au Québec, point final.Loi 5 (RLRQ c. R-22.1) makes no exception for a Canadian data centre outside the province. Toronto is not a loophole under the statute, and it is not one for us: our production servers and backups stay in Quebec, full stop.

Où le chiffrement se termineWhere the encryption terminates

Faites glisser le schéma horizontalement pour le voir en entier.Drag the diagram sideways to see all of it.

Diagramme : la connexion de votre clinique se chiffre en TLS 1.3 directement jusqu’à l’infrastructure de RetinaHub au Québec, où le chiffrement se termine et où les données sont stockées. Un réseau de périphérie mondial existe comme option technique courante mais n’est jamais emprunté par ce trafic.Diagram: your clinic’s connection is TLS 1.3 encrypted straight through to RetinaHub’s infrastructure in Quebec, where encryption terminates and data is stored. A global edge network exists as a common technical option but is never used for this traffic.

Entente de serviceService agreement

Ce que l’entente de l’article 77 nous engage à faireWhat the article 77 agreement commits us to

Chaque client reçoit l’entente signée avant la mise en service, pas après. Elle couvre au minimum ce qui suit.Every client receives the signed agreement before going live, not after. It covers at minimum the following.

  • Un mandat écrit et bornéA written, bounded mandate

    Les fins pour lesquelles nous traitons vos données sont énumérées dans l’entente. Nous ne pouvons pas les étendre unilatéralement.The purposes for which we process your data are listed in the agreement. We cannot expand them unilaterally.

  • Vos données repartent sans fraisYour data leaves at no charge

    Article 77(3)(e) : si vous quittez RetinaHub, l’export complet de votre dossier ne vous coûte rien. Ce n’est pas une politique commerciale que nous pourrions changer ; c’est une clause de l’entente.Article 77(3)(e): if you leave RetinaHub, the full export of your file costs you nothing. This is not a commercial policy we could change — it is a clause of the agreement.

  • Une obligation de vous aviserA duty to notify you

    Nous demeurons le mandataire ; c’est votre clinique, comme organisme, qui porte la responsabilité d’aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information. Notre part de l’entente est de vous informer sans délai pour que vous puissiez agir.We remain the mandatary; it is your clinic, as the organisme, that carries the duty to notify the affected person and the Commission d’accès à l’information. Our part of the agreement is to inform you without delay so you can act.

  • Les détails, dans le dossier completThe details, in the full dossier

    Le texte intégral de l’entente, les rôles précis, et la liste des sous-traitants sont remis dans le dossier de conformité décrit plus bas, pas résumés ici de mémoire.The full text of the agreement, the precise roles, and the sub-processor list are provided in the compliance dossier described further down — not summarised here from memory.

Registres et journalisationRegisters and logging

Un registre en vigueur, une journalisation en constructionOne register in force, one logging duty being built

Nous ne mettons pas les deux dans la même phrase pour brouiller la différence.We do not put these two in the same sentence to blur the difference.

En vigueurIn force

Registre des communications — art. 265Communication register — art. 265

Nature du renseignement, destinataire, finalité et justification sont inscrits dans la même transaction que la transmission elle-même. Impossible de transmettre sans inscrire, donc impossible d’oublier. Ce registre est exportable en tout temps par votre clinique.The nature of the information, the recipient, the purpose and the justification are recorded in the same transaction as the transmission itself. You cannot transmit without recording, so you cannot forget. This register is exportable by your clinic at any time.

PlanifiéPlanned

Journalisation — art. 103Logging — art. 103

L’obligation de journalisation de l’article 103 n’est pas encore en vigueur. Nous construisons déjà vers elle : chaque accès à un champ clinique est journalisé au niveau applicatif dès aujourd’hui. Ce qui reste planifié, c’est la conformité complète au format exigé par le règlement une fois celui-ci en vigueur.The art. 103 logging obligation is not yet in force. We are already building toward it: every access to a clinical field is logged at the application level today. What is planned is full conformance to the format the regulation will require once it takes effect.

Mesures techniquesTechnical measures

Le chiffrement, les accès, et le support — mesure par mesureEncryption, access, and support — measure by measure

  • Chiffrement au repos, clés rotativesEncryption at rest, rotatable keys

    Les champs cliniques sont chiffrés au repos avec des clés que nous pouvons faire tourner sans réencodage manuel du dossier.Clinical fields are encrypted at rest with keys we can rotate without manually re-encoding the record.

  • Journalisation des accèsAccess logging

    Qui a consulté quel dossier, et quand, est journalisé au niveau applicatif — indépendamment de l’article 103, dont l’échéance réglementaire précise reste à venir.Who viewed which record, and when, is logged at the application level — independently of art. 103, whose precise regulatory timeline is still to come.

  • Accès fondé sur le rôleRole-based access

    Un poste d’assistant(e) ne voit pas ce qu’un poste de professionnel voit, et un compte de démonstration publique ne voit aucune donnée réelle.An assistant seat does not see what a practitioner seat sees, and the public demo account sees no real data at all.

  • Politique de sessionSession policy

    Les sessions inactives expirent, et une reconnexion est exigée après un délai fixe — même sur un poste partagé de salle d’examen.Idle sessions expire, and reauthentication is required after a fixed interval — even on a shared exam-room workstation.

  • Accès de soutien technique encadréSupport access, kept on a leash

    Quand notre équipe doit ouvrir votre dossier pour résoudre un problème, l’accès est borné dans le temps, justifié par écrit, votre clinique en est avisée, et l’accès lui-même est journalisé. Aucun accès permanent, aucun compte générique.When our team needs to open your record to resolve an issue, the access is time-boxed, justified in writing, your clinic is notified, and the access itself is logged. No standing access, no generic account.

Santé CanadaHealth Canada

Transcrire n’est pas évaluerTranscribing is not assessing

RetinaHub reproduit sur la demande la priorité que le professionnel référent a lui-même indiquée. Nous ne calculons, ne suggérons et n’affichons aucune évaluation clinique de notre cru. En produire une ferait de RetinaHub un instrument médical de classe II au sens de Santé Canada — une ligne que nous tenons délibérément, pas une limitation technique que nous subissons.RetinaHub reproduces on the referral the priority the referring professional themselves indicated. We do not compute, suggest, or display any clinical assessment of our own. Producing one would make RetinaHub a Class II medical device under Health Canada — a line we hold on purpose, not a technical limitation we are stuck with.

« La priorité est celle indiquée par le professionnel référent. RetinaHub n’évalue pas l’urgence clinique. »“Priority is as stated by the referring professional. RetinaHub does not assess clinical urgency.” Texte affiché sur chaque demande transmise par la plateforme.Printed on every referral the platform transmits.

Incident et conservationIncident and retention

Ce qui arrive en cas d’incident, et combien de temps les données restentWhat happens in an incident, and how long data stays

IncidentIncident

Avis sans délaiNotice without delay

Un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux vous est communiqué sans délai, avec ce que nous savons au moment de l’avis. Puisque votre clinique demeure l’organisme responsable du dossier, c’est elle qui avise la personne concernée et la Commission d’accès à l’information ; notre rôle est de lui fournir sans tarder ce dont elle a besoin pour le faire.A confidentiality incident presenting a risk of serious harm is communicated to you without delay, with what we know at the time of notice. Since your clinic remains the organisme responsible for the file, it is the one that notifies the affected person and the Commission d’accès à l’information; our role is to give it what it needs to do that, promptly.

ConservationRetention

10 ans, au minimum10 years, at minimum

Le dossier médical est conservé selon l’obligation professionnelle de conservation qui incombe au médecin, soit au moins dix ans. La plateforme ne purge rien de plus tôt que cette obligation ne le permet, et un export sans frais reste possible en tout temps sous l’art. 77(3)(e).The medical record is kept under the physician’s own professional retention obligation, at least ten years. The platform does not purge anything earlier than that obligation allows, and a no-charge export remains available at any time under art. 77(3)(e).

Sous-traitants, nommés par rôleSub-processors, named by role

Voici ce qui touche vos données en dehors de notre propre infrastructure, et pourquoi. L’identité complète de chaque fournisseur, y compris ceux dont le nom n’apparaît pas ici, est remise dans le dossier de conformité.Here is what touches your data outside our own infrastructure, and why. The full identity of each provider, including any not named here, is provided in the compliance dossier.

Ce que chaque sous-traitant touche, et où.What each sub-processor touches, and where.
RôleRole FournisseurProvider Ce qu’il toucheWhat it touches EmplacementLocation
Transport télécopie et SMSFax and SMS transport Communiqué dans le dossier de conformitéNamed in the compliance dossier Contenu du document en transit sur le réseau téléphoniqueDocument content in transit on the telephone network Réseau téléphonique nord-américain — comme tout appel ou télécopie ordinaireNorth American telephone network — like any ordinary call or fax
Hébergement infonuagiqueCloud hosting Communiqué dans le dossier de conformitéNamed in the compliance dossier Stockage et calcul du dossier patient chiffréStorage and compute for the encrypted patient record Québec

Le transport téléphonique traverse nécessairement le réseau public, comme n’importe quel appel ou télécopie : c’est distinct du stockage et du calcul, qui ne quittent pas le Québec.Telephone transport necessarily crosses the public network, like any ordinary call or fax: that is distinct from storage and compute, which do not leave Quebec.

Votre évaluationYour review

Ce que nous fournissons pendant votre révisionWhat we provide during your review

Un comité de sécurité ne devrait pas partir d’une page blanche. Voici ce que nous remettons, avant la signature.A security committee should not start from a blank page. Here is what we hand over, before signature.

  • Une ÉFVP pré-remplie pour votre dossier, que votre équipe complète et adapte plutôt que d’écrire de zéro.A pre-filled privacy impact assessment for your file, for your team to complete and adapt rather than write from scratch.
  • L’entente de service de l’article 77, signée avant la mise en service.The art. 77 service agreement, signed before you go live.
  • Un export du registre des communications de l’art. 265, pour vérifier son contenu avant de vous engager.An export of the art. 265 communication register, so you can check its contents before committing.
  • Un sommaire d’architecture : où les données vivent, comment elles sont chiffrées, et la liste complète des sous-traitants nommés.An architecture summary: where the data lives, how it is encrypted, and the full named sub-processor list.

Demander le dossier de conformitéRequest the compliance dossier

Un comité de sécurité à convaincre ? Commencez par ce dossier.A security committee to convince? Start with this dossier.

ÉFVP pré-remplie, entente de l’article 77 et export du registre — tout ce qu’il faut pour une évaluation, sans partir de zéro.A pre-filled PIA, the article 77 agreement and a register export — everything a review needs, without starting from zero.

Demander le dossierRequest the dossier Voir la démo publiqueSee the public demo