Hôpitaux, CISSS, CIUSSS et groupes de cliniques ont un processus d’adoption que les cabinets individuels n’ont pas : domaine propre, authentification institutionnelle, intégration au dossier médical électronique, et un comité qui doit voir le dossier de conformité avant de signer quoi que ce soit. Voici ce dossier, écrit à l’avance.Hospitals, CISSS, CIUSSS and multi-clinic groups have an adoption process individual practices do not: a domain of their own, institutional authentication, EMR integration, and a committee that has to see the compliance file before anyone signs anything. Here is that file, written in advance.
DomaineDomain
Un établissement ne veut pas envoyer ses professionnels sur app.collaboreyes.ca. La mécanique pour l’éviter est simple, et nous la posons ici en clair plutôt que de la garder pour le jour de l’implémentation.An institution does not want to send its professionals to app.collaboreyes.ca. The mechanics for avoiding that are simple, and we state them here plainly rather than holding them back for implementation day.
Votre sous-domaine — par exemple reference.votre-etablissement.ca — pointe vers origin.collaboreyes.ca, dans votre propre zone DNS.Your subdomain — for example reference.your-institution.ca — points to origin.collaboreyes.ca, inside your own DNS zone.
Une valeur que nous vous fournissons prouve que le domaine vous appartient, avant que quoi que ce soit ne s’y appuie.A value we give you proves the domain is yours before anything is allowed to rest on it.
Le certificat TLS est émis et se termine sur notre propre infrastructure, au Québec — jamais à la périphérie d’un réseau mondial.The TLS certificate is issued and terminated on our own infrastructure, in Quebec — never at a global edge.
Une fois le TXT visible publiquement, le certificat suit dans la même journée — parfois plus si votre fournisseur DNS propage lentement. Vos professionnels ouvrent alors votre adresse, pas la nôtre.Once the TXT record is publicly visible, the certificate follows the same day — occasionally longer if your DNS provider propagates slowly. Your professionals then open your address, not ours.
AuthentificationAuthentication
Sur demandeOn request
Entra ID, Google Workspace, ou un fournisseur OIDC / SAML générique, pour que la gestion des accès reste chez vous. Ce rattachement n’est pas en libre-service : il n’existe aucun écran qui le branche seul, et chaque fournisseur est configuré à la main par notre équipe, au forfait Établissement, pour une cliente qui en fait la demande. La projection de vos groupes sur nos rôles (assistant, professionnel, administrateur) fait partie de cette mise en place ; elle n’est pas encore automatisée. Les comptes RetinaHub, eux, s’authentifient déjà par notre propre service d’identité hébergé au Québec.Entra ID, Google Workspace, or a generic OIDC / SAML provider, so access management stays with you. This binding is not self-serve: no screen connects one on its own, and each provider is configured by hand by our team, on the Établissement plan, for a customer who asks. Mapping your groups onto our roles (assistant, professional, administrator) is part of that setup; it is not automated yet. RetinaHub accounts themselves already authenticate through our own identity service, hosted in Québec.
OIDC ou SAML. La correspondance entre vos groupes Azure AD et les rôles RetinaHub est établie avec notre équipe pendant la mise en place.OIDC or SAML. The mapping between your Azure AD groups and RetinaHub roles is agreed with our team during setup.
OIDC standard. Vos groupes Google sont associés aux mêmes rôles pendant la mise en place, avec notre équipe.Standard OIDC. Your Google groups are matched to the same roles during setup, with our team.
Tout fournisseur d’identité conforme à l’un ou l’autre standard. La correspondance groupe→rôle est convenue puis appliquée par notre équipe ; il n’y a pas encore d’écran pour la modifier vous-même.Any identity provider that speaks either standard. The group-to-role mapping is agreed and then applied by our team; there is no screen yet for changing it yourself.
Un lien d’authentification unique ne peut s’appuyer que sur un domaine déjà vérifié par le TXT de l’étape 02. C’est une contrainte, pas un contretemps : c’est ce qui empêche quelqu’un d’autre de revendiquer votre domaine.A single sign-on binding can only rest on a domain already verified by the TXT record in step 02. That is a constraint, not a delay — it is what stops anyone else from claiming your domain.
IntégrationIntegration
RetinaHub n’a pas vocation à remplacer votre dossier médical électronique. Il s’y branche.RetinaHub is not meant to replace your electronic medical record. It plugs into it.
Demandes, statuts, documents et le registre de l’art. 265 sont accessibles par API, pour s’intégrer à vos systèmes existants plutôt que de leur en imposer un nouveau.Referrals, statuses, documents and the art. 265 register are reachable by API, to integrate with your existing systems rather than impose a new one.
Wink est notre première cible d’intégration DMÉ : la demande et son statut atterrissent directement dans le dossier, sans ressaisie. Un autre DMÉ ? L’API est la même porte d’entrée.Wink is our first EMR integration target: the referral and its status land directly in the chart, with no re-entry. A different EMR? The API is the same door in.
Sur votre domaine, avec votre logo et vos couleurs : le professionnel qui l’utilise ne voit jamais l’interface RetinaHub telle quelle.On your domain, with your logo and colours: the professional using it never sees the RetinaHub interface as such.
Registre et auditRegister and audit
Nature, destinataire, finalité et justification sont inscrits dans la même transaction que la transmission elle-même : impossible de transmettre sans inscrire. Le registre s’exporte pour votre comité de vérification, et la piste d’audit qui l’accompagne ne peut être modifiée après coup, seulement consultée. L’hébergement au Québec et notre position sur l’urgence clinique sont détaillés sur la page d’accueil, sous ConformitéCompliance.Nature, recipient, purpose and justification are written in the same transaction as the transmission itself — you cannot transmit without recording. The register exports for your audit committee, and the trail behind it cannot be edited after the fact, only read. Quebec hosting and our position on clinical urgency are covered in full on the home page, under ConformitéCompliance.
MigrationMigration
Un établissement qui migre a déjà des années de demandes ouvertes ou classées ailleurs. Voici comment elles entrent chez nous, et ce à quoi nous nous engageons pendant la transition.An institution that migrates already has years of referrals open or filed elsewhere. Here is how they come in, and what we commit to during the transition.
Vous nous transmettez un export — ou un accès en lecture — de vos demandes existantes, peu importe le système d’où elles viennent.You give us an export — or read-only access — of your existing referrals, whatever system they currently live in.
Nous les structurons et les rattachons aux dossiers patients existants, documents joints compris.We structure them and attach them to existing patient charts, joined documents included.
Votre numéro de télécopieur actuel se transfère chez nous pendant que l’ancien continue de fonctionner, jusqu’au basculement.Your existing fax number ports to us while the old one keeps working, right up to cutover.
Point de contact désigné, engagement de réponse, chemin d’escalade : ces conditions sont écrites dans votre entente, pas promises ici en général.A named contact, a response commitment, an escalation path: these terms are written into your agreement, not promised here in general.
ApprovisionnementProcurement
Un comité d’évaluation institutionnel pose les mêmes questions, dans le même ordre, à chaque fournisseur. Voici nos réponses, avant que vous ayez à les demander.An institutional review board asks the same questions, in the same order, of every vendor. Here are our answers, before you have to ask.
| Ce que vous obtenezWhat you get | Clinique | Établissement |
|---|---|---|
| Envoi de demandesSending referrals | Non plafonnéNot capped | Non plafonnéNot capped |
| Domaine propreOwn domain | — | ✓ |
| SSO — Entra ID, Google, SAMLSSO — Entra ID, Google, SAML | — | ✓ |
| API et intégration DMÉAPI and EMR integration | — | ✓ |
| Marque blancheWhite label | — | ✓ |
| Export du registre de l’art. 265Art. 265 register export | — | ✓ |
| Entente de l’art. 77 et ÉFVP pré-remplieArt. 77 agreement and pre-filled PIA | — | ✓ |
| Conditions de soutienSupport terms | StandardStandard | Sur mesure, par écritCustom, in writing |
Une licence appartient à une personne, pas à une adresse : un médecin qui pratique à trois endroits détient une seule licence. Le détail complet des forfaits est à la page d’accueil, sous ForfaitsPricing.A licence belongs to a person, not to an address: a doctor practising at three locations holds one licence. The full plan details are on the home page, under ForfaitsPricing.
ÉvaluationEvaluation
Nom de l’établissement, nombre de sites, DMÉ visé — Wink ou un autre — et échéancier souhaité.Institution name, number of sites, target EMR — Wink or another — and desired timeline.
Diagramme, ébauche d’entente, ÉFVP et échantillon de registre reviennent par courriel, pour votre comité.Diagram, draft agreement, privacy impact assessment and register sample come back by email, for your committee.
Une démonstration technique, puis un projet pilote sur un site, avec l’import de l’historique et le basculement du numéro de télécopieur en parallèle.A technical demonstration, then a one-site pilot, with history import and fax-number cutover running in parallel.
Entente de l’art. 77 signée, domaine et authentification unique configurés, mise en production.Art. 77 agreement signed, domain and single sign-on configured, go-live.
Un courriel avec le nom de votre établissement, le nombre de sites et le DMÉ visé nous suffit pour ouvrir le dossier.An email with your institution’s name, its number of sites and the target EMR is enough for us to open the file.
